Praca z domu to dla Ciebie nowość? Te programy i aplikacje pomogą dobrze się zorganizować

W czasie epidemii koronawirsa wiele firm przeszło na pracę całkowicie zdalną. Dla niektórych z nas to chleb powszedni, dobrze rozpoznany, jednak część pracowników po raz pierwszy organizuje we własnych domach Home Office. Nie jest to łatwe zadanie, kiedy oprócz pracy wokół nas są inni mieszkańcy domu, wiele rozpraszaczy, a do tego obiad do przygotowania czy pranie do rozwieszenia. By łatwiej było planować swoje zadania i pracę skończyć w kilka godzin, zamiast rozciągania jej na cały dzień, przygotowaliśmy przegląd przydatnych aplikacji i programów na komputer. W naszym zestawieniu znalazły się także popularne programy do współpracy oraz prowadzenia wirtualnych spotkań.

Microsoft Teams do konferencji online

Microsoft Teams to świetne, proste w obsłudze i bezpłatne narzędzie do czatowania, spotkań i konferencji, które odbywają się w świecie wirtualnym. Wystarczy komputer wyposażony w kamerkę, słuchawki z mikrofonem oraz dobre łącze internetowe. Bardzo ważnym elementem programu, który może działać zarówno w wirtualnej chmurze, jak i zainstalowanej aplikacji na komputer, jest zachowanie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Microsoft Teams pozwala na wykorzystanie go jako zwykły komunikator, ale także jak narzędzie do prowadzenia telekonferencji, grupowych spotkań online, wymiany i udostępniania plików, a nawet jako archiwum dokumentów grupy. Do programu dołączony jest kalendarz, dzięki któremu w łatwy sposób zaplanujemy spotkania i wpiszemy je w aplikacje każdego z członków grupy. Aplikacja ma wiele przydatnych narzędzi, które bardzo łatwo opanować i stosować na co dzień. Są różnorodne i każdy z łatwością dopasuje je do własnych wymagań i oczekiwań. Polecamy szczególnie dużym zespołom, których praca w dużej mierze łączy się z częstym kontaktem między sobą i pracą nad wspólnymi dokumentami.

Spotkanie online przez Zoom

Bardzo popularnym narzędziem do spotkań pracowników i kontrahentów online jest Zoom, który pozwala w łatwy sposób zebrać grupę ludzi „w jednym miejscu”. Zoom sprawdza się zarówno w małych organizacjach, jak i mniejszych firmach. Co ważne, świetnie działa zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i laptopach i wszelkich urządzeniach mobilnych, takich jak na przykład telefony komórkowe. Dzięki różnym opcjom uczestnicy spotkania mogą dzielić się swoimi pulpitami, nagrywać spotkanie, a także zapraszać do uczestniczenia w nim osoby spoza podstawowego zespołu. Zoom to świetna opcja dla zespołów, które dzielą się w podgrupy robocze, by po wykonaniu zadania spotkać się znów w pełnym składzie. Na takie rozwiązanie pozwala narzędzie tak zwanych „podpokojów”. Niestety, Zoom jest bezpłatny jedynie dla mniejszych grup i dla spotkań, które nie trwają dłużej niż 40 minut. Jeśli zależy nam na większej elastyczności, koniecznie będzie wykupienie jednej z kilku do wyboru opcji systemów.

Współpraca przez Slack

Ważnym elementem pracy zdalnej w zespole jest dobra współpraca. W tym może nam pomóc webowe narzędzie Slack, które jest bardzo zawansowanym i rozbudowanym komunikatorem. Dzięki Slackowi można dyskutować na kilkach poziomach grup – w otwartych kanałach, zespołach roboczych lub przez komunikatory indywidualne. Dzięki świetnie przemyślanym funkcjom, można w programie korzystać z popularnych w mediach społecznościowych komunikatorach narzędzi: oznaczaniu osób, emotikonów, wysyłania skróconych linków czy chociażby zintegrować działania z innymi używanymi w pracy programami: Trello, Google Maps, Google Calendar i Twitter. Slack ma wiele zalet, a przede wszystkim jest bardzo intuicyjny, bezpłatny i prosty w obsłudze. Jednak ma też pewne wady – w wersji podstawowej archiwum jest bardzo małe i po osiągnieciu limitu 10 tys. wiadomości, komunikaty są usuwane. Przez co możemy mieć problemy z dotarciem do starszych dyskusji.

Mobilny kalendarz Trello

Kolejnym narzędziem przydatnym do pracy zdalnej jest wspomniane już wyżej Trello. To świetna tablica do wirtualnego wyznaczania i pilnowania realizacji zadań w pracy z domu, ale także z biura, kiedy nie wszyscy pracownicy skupieni się w jednym miejscu. Trello pozwala na umieszczanie na wirtualnej tablicy zadań dla poszczególnych grup i jednocześnie na zbieranie informacji o stopniu realizacji zadań. Narzędzie jest bezpłatne, pozwala na dołączanie plików, dokumentów, zdjęć, a także łatwo je połączyć z najbardziej popularnymi narzędziami Google. W Trello istnieją dwa podstawowe narzędzia, jakimi są Tablice oraz Listy. Tablice reprezentują projekt lub miejsce, w którym można śledzić wszystkie informacje, a także porządkować zadania oraz współpracować ze znajomymi, rodziną i przyjaciółmi. Natomiast Listy pozwalają na porządkowanie kart według różnych etapów postępu prac. Można ich używać do planowania toku pracy, w którym karty od początku do końca mogą być przenoszone z jednej listy na drugą lub można je wykorzystać do gromadzenia pomysłów i śledzenia informacji.

Zarządzanie zadaniami przez Nozbe

Kolejną aplikacją przydatną w pracy z domu, kiedy nie możemy na co dzień spotkać się z wszystkimi współpracownikami ani kontrahentami, jest Nozbe. Pomaga zarządzać licznymi zadaniami, a przydaje się nie tylko w czasie epidemii. Przy odpowiednim użytkowaniu, może się okazać świetny również wtedy, gdy nasza praca wróci do normalności. Do wyboru jest wersja podstawowa, która jest bezpłatna, a także bardziej zaawansowana, ale dodatkowo płatna – zależnie od wykupionego abonamentu kosztuje od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych. W programie Nozbe możemy dodawać zadania, projekty, sprawy i nimi zarządzać, a także dzielić się nimi z innymi współpracownikami. Dodatkowo można liczyć czas, który poświęcamy na realizację zadań. Zadania mogą otrzymać tagi, informacje o pilności czy być układane w użyteczne kategorie. Ponadto w łatwy sposób możemy umieszczać tam linki czy pliki potrzebne do realizacji projektów. Na początku Nozbe może wydawać się skomplikowane, jednak po kilku dniach działań, z łatwością odnajdziemy się w programie i zarządzaniu nimi, a nasza praca stanie się lepiej zorganizowana i uporządkowana.

Asana przydatna do zarządzania projektami

Następnym przydatnym na co dzień programem, który może ułatwić i lepiej ułożyć pracę z domu, jest dość popularna w polskich i zagranicznych korporacjach Asana. Ma wiele możliwości, co z pewnością sprawdza się w bardziej rozbudowanych przedsiębiorstwach i firmach, które jednocześnie zajmują się wieloma, bardzo różnorodnymi zadaniami. Dlaczego? W Asanie znajdziemy miedzy innymi opcję organizację projektów, dzielenia zadań, planowania wyjazdów oraz wymianę plików czy uwag między pracownikami. Jest to tak rozbudowana platforma, że wiele firm na jej rzecz rezygnuje ze standardowych skrzynek mailowych, bo właśnie do Asany wpadają najważniejsze wiadomości i dodatkowo w prosty sposób można je porządkować. W Asanie świetnie funkcjonuje kalendarz, wspólne planowanie zadań, a także można korzystać z wielu wtyczek, synchronizujących program z innymi aplikacjami. Podstawowa wersja Asany jest bezpłatna, jednak by korzystać z bardziej zaawansowanych funkcji potrzebna byłaby wersja płatna.

Notatki rób w Evernote

Praca na co dzień wymaga także robienia wielu notatek. Robimy je na karteczkach, w notatnikach i kalendarzu. By nie były rozproszone, a jednocześnie by oszczędzić nieco papieru, warto sięgnąć po aplikację Evernote, która pozwala zebrać notatki służbowe (ale i prywatne) w jednym miejscu. Prosty do opanowania program pozwala w jednym miejscu przechowywać wszystkie informacje, pliki, linki oraz nasze komentarze do nich. Świetnie sprawdzi się do przechowywania służbowych prezentacji i ewentualnych zrzutów ekranów, a nawet nagrań dźwiękowych. Kilka notatek można łączyć w jedno, otrzymać wygodne podglądy plików pdf oraz tekstowych, również importować foldery dostępne na komputerze. Co ważne, notatkami w Evernote można dzielić się z innymi współpracownikmi, dzięki czemu więcej osób będzie miało dostęp do efektów naszej pracy. Program Evernote nie jest określany jako bardzo zaawansowany, a jego funkcje nie są bardzo liczne. Jednak dzięki temu właśnie szybko można się go nauczyć i nie zajmuje dużo czasu, by wdrożyć się w działania ani korzystać na co dzień z Evernote.

Agregator przydatnych treści Feedly

Feedly to sprawne narzędzie do wyszukiwania i gromadzenia potrzebnych do pracy czy hobby informacji. Aplikacja zbiera interesujące nas tematy za pomocą wcześniej określonych haseł przedmiotowych, a my codziennie dostajemy gotowy research – raz dziennie lub częściej, zależnie od naszych preferencji. Feedly jest wygodne ze względu na oszczędzany czas, ponieważ nie przeglądamy kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu stron internetowych oraz serwisów, a wiadomości dostajemy w jednym miejscu. Zebrane linki czy newsy zbieramy w konkretne miejsca, teczki tematyczne, wśród których mogą być to na przykład praca, technologia, moda, gotowanie czy niemal każda tematyka, jaka nas na co dzień interesuje i jest przydatna. Research układać można ponadto według ważności, przydatności oraz, co zazwyczaj jest najczęstsze, według daty. Układ programu jest bardzo przejrzysty, dlatego każdy bardzo szybko nauczy się nawigacji i posługiwania aplikacją. Polecamy każdemu nie tylko do pracy z domu, ale również do przeszukiwania Internetu w codziennych sprawach.

Wirtualna tablica Miro – przydatna podczas prezentacji na odległość

Miro to ostatnie narzędzie do pracy z domu, które możemy zarekomendować. Miro to multiplatformowa aplikacja, dystrybuowana na licencji Open Source, przeznaczona do pobierania i odtwarzania bezpłatnych materiałów wideo zapisanych w różnych, najpopularniejszych formatach, również w jakości HD. Jest to świetny program w sytuacji, kiedy przygotowujemy prezentacje dla pracowników lub klientów. Przyda się prosta kamerka cyfrowa podłączona do komputera, by w pełni wykorzystywać jej możliwości. Nagrania można zapisywać i pobierać, a następnie odtwarzać w dowolnym momencie. Ułatwia ona współpracę między pracownikami, pozwala organizować pliki wideo i zarządzać nimi. Można tworzyć zespoły współpracowników, wspólne listy plików. Dodatkowo zastępuje wyszukiwarkę, bo w jednym miejscu zbiera wszystkie popularne w sieci serwisy wideo.